เล่าเรื่องแบบมืออาชีพ ตอน ๑

เขียนให้ นิตยสาร Go Training เดือนเมษายน ๒๕๕๑

อะไรคือสิ่งที่สำคัญที่สุดในองค์กร หลายๆคนคงตอบว่า คน ผมเองก็ตอบว่าคน แต่ Peter Drucker ซึ่งยกย่องกันว่า เป็นปรมาจารย์ทางด้านการจัดการ (Management Guru) แย้งว่า ไม่ใช่ เขาบอกว่า คนสามารถหามาเปลี่ยนได้ ในแง่ว่า บ้านเมืองยังต้องเปลี่ยนผู้นำ องค์กรก็ต้องเคยเปลี่ยน CEO นับประสาอะไรกับพนักงานทั่วๆไป ที่วันดีคืนดีั อาจจะลาออก หรือประสบเหตุให้ต้องออกไป แต่องค์กรโดยรวมก็ยังอยู่ได้

Drucker บอกว่า สิ่งที่สำคัญที่สุด คือเวลาครับ หาซื้อไม่ได้ เก็บไม่ได้ หายแล้วก็หายไป ให้แทนกันก็ไม่ได้ ผมอ่านบทความนี้มากว่า ๑๐ ปี ทุกวันนี้ ก็ยังจำได้ หาทางแย้งในใจหลายต่อหลายครั้ง แต่สุดท้ายก็ต้องยอมรับว่าจริง

ถ้าเวลาสำคัญขนาดนั้น แล้วเคยไหมครับ ที่เราเข้าไปฟังการพูด สัมมนา หรือการประชุม แล้วเรารู้สึกเสียดายเวลาจัง ไม่น้อยนะครับ ที่เราจะอยู่ในสถานะการแบบนั้น ผมได้ไปอ่านหนังสือเรื่อง Presentation Zen ของ Garr Reynolds แล้ว มีอยู่ตอนหนึ่งที่เขาเขียนไว้ ทำให้อดนึกถึงที่ Drucker เขียนไว้ไม่ได้ หนังสือเล่มนั้น เขียนเรื่องการทำอย่างไรให้การนำเสนองาน (Presentation) ออกมามีประสิทธิภาพ แล้วเขาก็บอกว่า ลองนึกดูก็แล้วกันว่า เวลาเรานำเสนองานแต่ละครั้ง ต้องเรียกคนมากี่คน แล้วต้องใช้เวลาเท่าไร ถ้าเราไม่สามารถนำเสนอได้ดี หรือไม่มีประสิทธิภาพ แต่ละคนจะเสียเวลามากขนาดไหน เพราะฉะนั้น ผู้ที่ทำหน้าที่นำเสนองาน อาจจะต้องเตรียมตัวมากหน่อย เพื่อเตรียมข้อมูลและซักซ้อม แต่เพื่อแลกกับเวลาของแต่ละคนที่เข้าร่วมงาน เมื่อลองคูณเลขเล่นๆแล้ว น่าจะคุ้มค่ากับเวลาที่เสียไปโดยรวม อ่านแล้วก็ชอบ แต่ก็ต้องยอมรับว่า ยากเหมือนกันนะครับ ชีวิตนี้มีไม่กี่ครั้ง ที่ได้เห็นคนนำเสนองานดีๆ หรือแม้แต่ตัวเอง ก็ไม่ได้ทำได้ดีทุกครั้ง ว่าแต่ว่า แล้วแบบไหนล่ะที่เรียกว่าดี

ในช่วงสองสามปีที่ผ่านมานี้ หลายๆคนอาจจะได้เคยเห็นคลิปวิดีโอของ Steve Jobs ไม่ว่าจะเป็นเปิดตัว iPhone ในงาน MacWorld เมื่อต้นปี ๕๐ หรือ งานเปิดตัว MacBook Air ที่ MacWorld เมื่อต้นปี ๕๑ ที่เพิ่งผ่านมาอยู่บ้าง อันนี้เป็นตัวอย่างการทำ Presentation ที่ดี ผมอยากแนะนำให้ลองไปหาดู จะไปที่เว็บไซด์ของ Apple ก็ได้ เพื่อดูเป็นตัวอย่างของการนำเสนอแบบมืออาชีพ ผมเองไม่ได้ใชเจ้า iPhone หรอกครับ ไม่ได้อยากได้เท่าไรนัก แต่ที่ต้องทึ่ง คือนานๆจะเห็นการโฆษณาล่วงหน้ากว่าครึ่งปี แล้วสามารถสร้างกระแสได้แรงทั้งโลกขนาดนั้น (ขายจริงปลายเดือนมิถุนายน ๕๐) ทั้งๆที่มีรุ่นเดียว ในขณะที่ยี่ห้ออื่นออกกันปีละไม่รู่้วากี่รุ่นต่อกี่รุ่น แต่ก็ไม่ได้สร้างกระแสความแรงได้เท่าที่ Steve Jobs ทำไว้ ต้องยอมรับว่า วันนั้น Steve ทำได้ดีจริงๆ แล้วก็ให้ไปได้อ่านหนังสือที่มีเนื้อหาในเชิงแนะนำการนำเสนองานที่ดี อยู่สองสามเล่ม อ่านแล้วก็ชอบครับ ก็เลยอยากจะเล่าให้ได้ฟังกันบ้าง

ด้วยหน้าที่การงาน ทำให้ผมต้องกลับมาใช้งาน PowerPoint อีกครั้ง หลังจากที่ไม่ได้จับอย่างเป็นจริงเป็นจัง มาหลายปี และเนื่องจากใช้เครื่อง Apple ทำให้ได้ใช้งานเจ้า Keynote ของตระกูล Apple ด้วย ก็เลยกลับมาดูเทคนิคการนำเสนองานอีกครั้ง ยิ่งคิด ยิ่งทำ ยิ่งรู้สึกว่า การนำเสนองานผ่านโปรแกรมพวกนี้ เป็นวิธีการฝึกคนให้เป็นนักเล่าเรื่องที่ดีทางหนึ่ง ไปๆมาๆ ผมว่า มันไม่ต่างจากการทำหนังสักเท่าไร ยิ่งซอฟท์แวร์สมัยนี้ ทำให้เราใส่เพลง เสียง ภาพและหนังได้ง่ายขึ้นมาก ยื่งทำให้การทำ presentation slide น่าสนุกมาก แต่ที่ยากคือต้องทำให้คนฟัง รู้สึกสนุกไปด้วย

ในหนังสือ Presentation Zen เน้นคุณสมบัติง่ายๆ แค่สามข้อคือ

  1. Simplicity (เข้าใจง่าย),
  2. Creativity (สร้างสรรค์) และ
  3. Brevity (กระชับ)

ยิ่งเมื่อไปเทียบดูกับที่ไ้ด้เห็นการนำเสนอแบบ Apple แล้ว จะยิ่งเห็นได้ชัดขึ้น

เท่าที่ได้เห็นหลายๆงาน Steve Jobs มักจะนิยมเริ่มเรื่องด้วยการนำเสนอผลงาน หรือยอดขายในรอบปีที่ผ่านมา ว่าทำไปได้เท่าไร เป็นอย่างไร โดยทำเป็นกราฟเแท่งง่ายๆ หรือเป็น Pie Chart พื้นๆ ผมดูหลายครั้งก็ยังอดนำมาใช้ไม่ได้ เพราะเขามักไม่นิยมเล่าเป็นตัวเลขที่ละเอียดนัก ไม่จำเป็นต้องบอกว่า ๖ เดือนที่ผ่านมา ทำยอดขายได้ ๖๑,๒๕๐,๐๐๐ ชิ้น แต่จะเขียนแค่ว่า ๖๑ ล้านชิ้น เท่านั้นเอง สั้นๆ ง่ายๆ รายละเอียดบนกราฟ ก็ไม่ได้สนใจสเกลมากนัก มักนิยมทำในเชิงเปรียบเทียบมากกว่า ดูแล้วก็เข้าใจง่ายดี ไม่ต้องคอยหาดูจาก Legend ของกราฟ ก็พอจะรู้ว่า เส้นไหนหลายถึงอะไร ตรงตามหลักการของ Simplicity, Creativity และ Brevity ดีจัง ยิ่งเมื่อนึกถึึงกราฟทีได้เห็นจากการ present ทั้งภายในบริษัท หรือจากคนภายนอกมาพูดให้ฟัง บางกราพต้องใช้เวลาค่อนข้างนาน กว่าผมเองจะเข้าใจ และบางครั้งทำให้ขาดความต่อเนื่องในการฟังไปเลย

ต่อมาเมื่อมีการเอ่ยถึงข้อดี ข้อเสีย หรือเป็นการบรรยายลักษณะของสินค้า เขาก็เพียงทำเป็น Bullet Points ของ Key Words นั้น ไม่ได้เขียนเป็นประโยคคำพูด เพื่อให้อ่านตาม อันนี้สำคัญนะครับ ถ้าเป็นการนำเสนองาน ในห้องประชุมใหญ่ การเขียนเป็นประโยคจะทำให้คนอ่านตาม แล้วพลอยทำให้เขาลดความสนใจของผู้พูด เพราะว่า ด้วยธรรมชาติมนุษย์ เราอดอ่านตามไมได้ ทั้งนี้ การทำสไลด์เพื่อเป็นการประกอบการพูด ไม่น่าจะต้องเขียนเป็นเรื่องเป็นราวขนาดนั้น เพราะเขาต้องการให้ฟังคนพูด ส่วนเอกสารที่ต้องให้เขานำติดตัวออกไป เมื่อสิ้นสุดงานแล้ว น่าจะเป็นเอกสารอีกชุดหนึ่ง ซึ่งมีคำบรรยายมากกว่าบนสไลด์ และสามารถนำไปอ่านทบทวนได้ในภายหลัง ลองไปดูสไลด์ที่อยู่บนจอของ Apple เมื่อ Steve Jobs หรือคนอื่นๆขึ้นมาพูดนะครับ จะเห็นได้ว่า มันจะสั้นมากๆ เห็นแล้วเข้าใจทันที โดยเราสามารถไปอ่านรายละเอียดตามได้ในภายหลัง จากเอกสารอื่นประกอบ ไม่ว่าจะเป็น Technical Specfications หรือ User Manual อื่นๆ เห็นแล้ว ก็ชอบ เพราะจริงๆแล้ว (๑) สไลด์ประกอบการบรรยาย (๒) Technical Specification และ (๓) คู่มือใช้งาน เป็นเอกสารสามชิ้น ที่มีวัตถุประสงค์ต่างกัน ใช้คนละวาระ แต่เรามักจะนิยมทำรวมๆกัน เลยพลอยทำให้การนำเสนองาน ไม่น่าสนใจเท่าที่ควร อันนี้ต้องลองไปดูตอนที่ Apple พูดถึง Hardware รุ่นใหม่นะครับ เขาเล่าได้เป็นจุดๆ ในแบบที่น่าสนใจ และมักจะให้คนฟังไปหารายละเอียดต่อเอาเองจาก Technical Specification ซึ่งหลายๆครั้ง เป็นการหมกเม็ดข้อเสีย ไม่ให้จับได้ซะเฉยๆ เนียนมาก

ส่วนที่ซับซ้อนมาก เขามักจะนิยมใช้ภาพประกอบ อันนี้หลายๆคนทราบอยู่แล้วว่า การนำเสนองานด้วยภาพนั้น เข้าใจง่ายกว่าด้วยตัวอักษรแน่ๆ แต่ที่ยากคือ จะใช้ภาพแบบไหน จากไหน และวางภาพอย่างไรให้น่าสนใจ อันนี้อยากให้ลองไปหาดูหนังสือ Presentation Zen จังครับ เพราะมีตัวอย่างดีๆหลายแผ่น หรือลองไปดูที่เว็บของคนเขียนที่ http://www.presentationzen.com ดูครับ ทำได้น่าสนใจดี ถ้ามองย้อนกลับไปที่งาน Apple พอมาถึงตรงนี้แล้ว เขานิยมสาธิตให้ดูเลยครับ เพื่อให้เข้าใจ แต่สำหรับงาน Present ทั่วไป เรามักจะนิยมใช้ภาพกัน ทั้งนี้ ไม่ว่าจะเป็นจากหนังสือ หรือจากเพื่อนๆที่อยู่ในวงการที่ปรึกษา หรือ consult มักจะแนะนำให้หาภาพที่เป็นมืออาชีพ หรือไม่อย่างนั้น ก็หลีกเลี่ยงการใช้การ์ตูน หรือคลิปอาร์ตที่แถมมากับ Microsoft Office เพราะมักจะทำให้ดูพื้น ใ้ห้ความรู้สึกไม่เป็นมืออาชีพ พลอยทำให้ไม่น่าสนใจ

และท้ายสุดของการ present งาน Steve Jobs มักจะนำราคามาเฉลย โดยยกข้อดีต่างๆนาๆ มาสรุป พร้อมกับยกตัวอย่างสินค้าคู่แข่งที่พอจะเปรียบเทียบได้ แล้วก็ค่อยเฉลยว่า ตั้งราคาไว้เท่าไร ซึ่งจะว่าไป หลายๆครั้งที่เราไป present งานเอง ถ้าเราทำได้ดีจริงๆ ลูกค้ามักจะถามข้ามช็อตอยู่แล้วว่า ตกลงเป็นราคาเท่าไร อันนี้เป็นสัญญาณที่ดีครับ ผมเองก็ชอบดูการลำดับสไลด์ของ Steve Jobs ในส่วนนี้ timing และ sequence ทำได้ดีทีเดียว เหมือนตอนดูหนังน่ะครับ ๑๕ นาทีสุดท้ายจะเป็นการค่อยๆคลายปมที่ผูกไว้ตั้งต้นเรื่อง ในหลักการเดียวกัน การเปิดราคาในตอนท้าย ดูแล้วน่าสนใจ ทั้งๆที่ราคาของสินค้า Apple เกือบทุกครั้ง มักจะตั้งไว้สูงกว่าคู่แข่ง หรืออย่างน้อยก็จะสูงกว่าที่ผมเดาไว้เสมอ (ยกเว้น Mac OsX อันนี้ถูกมาก) แต่ก็ดูน่าตื่นเต้นทุกครั้ง ดูแล้วก็ต้องนำมาประยุกต์น่ะครับ

ทั้งหมดนี้ เป็นเพียงข้อสังเกตุจากที่ได้เห็นงาน Presentation ที่ดี โดยที่ยังไม่ได้ว่ากันถึงเรื่องเทคนิคของการทำ presentation กันเลย ว่าจะทำอย่างไรให้น่าสนใจ น่าเสียดายที่เนื้อที่หมดแล้ว มาว่ากันตอนหน้าก็แล้วกันครับ ผมอยากนำทีี่เคยอ่านหลายๆเล่มมาเล่าให้่ฟังต่อ

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s